Kompleksowa obsługa IT firmy deweloperskiej - automatyzacja, monitoring i stabilizacja systemów

Zakres prac

• Audyt infrastruktury IT i analiza potrzeb biznesowych firmy.
• Wdrożenie systemu monitoringu 24/7 dla serwerów, sieci i kluczowych aplikacji.
• Konfiguracja alertów i powiadomień o potencjalnych problemach przed ich eskalacją.
• Opracowanie i wdrożenie autorskiego systemu zarządzania operacyjnego dostosowanego do specyfiki firmy deweloperskiej.
• Stworzenie modułu do automatycznego generowania ofert, umów, protokołów i dokumentów projektowych.
• Implementacja systemu automatycznego raportowania zgodnego z przepisami branżowymi.
• Wdrożenie systemu zarządzania zadaniami IT i zgłoszeniami serwisowymi z priorytetyzacją.
• Konfiguracja i optymalizacja backupu danych (lokalnego i chmurowego) z regularnym testowaniem odtwarzania.
• Regularna administracja serwerami, sieciami i systemami operacyjnymi.
• Cykliczne weryfikacje stanu infrastruktury IT (cotygodniowe/comiesięczne) z raportowaniem do wyznaczonego pracownika.
• Bieżący serwis sprzętu komputerowego, drukarek, kserokopiarek i ploterów.
• Wdrożenie procedur awaryjnych i dokumentacji IT.
• Szkolenia dla pracowników z obsługi nowych systemów i procedur.

Rozwiązanie

• Wdrożyliśmy kompleksową obsługę informatyczną opartą na proaktywnym podejściu i automatyzacji kluczowych procesów.
• Kluczowym elementem było stworzenie autorskiego systemu zarządzania operacyjnego, który zintegrował wszystkie aspekty pracy firmy – od zarządzania zadaniami IT, przez generowanie dokumentów, po automatyczne raportowanie.
• System monitoringu 24/7 zapewnia ciągłą kontrolę nad infrastrukturą IT z natychmiastowymi alertami o potencjalnych problemach, co pozwala na ich rozwiązanie zanim wpłyną na pracę zespołu.
• Regularne, cykliczne weryfikacje stanu systemów krytycznych (serwery, backup, zabezpieczenia) dają zarządowi pełen wgląd w kondycję IT poprzez comiesięczne raporty. Autorski system do generowania dokumentów całkowicie wyeliminował ręczne tworzenie ofert i umów – teraz proces, który zajmował 45 minut, trwa 5 minut i jest wolny od błędów. Moduł raportowania automatycznie przygotowuje raporty zgodne z wymogami branżowymi, oszczędzając kolejne godziny pracy.
• Zarządzanie zadaniami IT i zgłoszeniami odbywa się przez przejrzysty system z priorytetyzacją i śledzeniem statusu. Każde zgłoszenie jest dokumentowane, a czas reakcji zgodny z ustalonym SLA (2-4 godziny). Bieżący serwis sprzętu komputerowego i drukującego zapewnia sprawne działanie całej infrastruktury, od komputerów, przez plotery, po kserokopiarki. Regularne konserwacje i szybka reakcja na awarie minimalizują przestoje.
• Dzięki przejęciu zarządzania treścią na stronie www, klient może w każdej chwili zaktualizować informacje o nowych projektach bez angażowania zewnętrznych firm.

Efekty

• Wzrost uptime serwerów z około 92% do 99,8%, co zapewniło praktycznie ciągły dostęp do dokumentacji projektowej.
• Redukcja czasu reakcji na awarie IT z około 8 godzin do maksymalnie 2 godzin, zgodnie z ustalonym SLA.
• Zero krytycznych przestojów wpływających na dostęp do dokumentacji projektowej od momentu wdrożenia kompleksowej obsługi.
• Skrócenie czasu generowania pojedynczej oferty z 45 minut do zaledwie 5 minut, co oznacza redukcję o 89%.
• Eliminacja błędów w dokumentach, umowach i ofertach o 95%, co znacząco poprawiło profesjonalizm komunikacji z klientami.
• Oszczędność około 20 godzin pracy zespołu miesięcznie dzięki automatyzacji powtarzalnych procesów administracyjnych.
• Zwiększenie liczby obsługiwanych ofert o 60% przy tym samym zespole, co przełożyło się na wzrost możliwości biznesowych.
• Osiągnięcie 100% zgodności raportowania z wymogami przepisów branżowych bez dodatkowego obciążenia zespołu.
• Wdrożenie regularnych, testowanych backupów z potwierdzonym odtwarzaniem danych, co zapewniło bezpieczeństwo krytycznych informacji projektowych.
• Stworzenie pełnej dokumentacji IT i procedur awaryjnych, eliminując konieczność diagnozowania problemów od podstaw.
• ROI (zwrot z inwestycji) osiągnięty już w 6 miesiącu współpracy dzięki oszczędnościom czasu i eliminacji kosztów awaryjnych interwencji.
• Przewidywalne, stałe koszty IT w modelu abonamentowym zamiast nieprzewidywalnych wydatków na doraźne naprawy.
• Pełna transparentność stanu infrastruktury IT poprzez comiesięczne raporty dla zarządu, umożliwiające świadome decyzje biznesowe.
• Sprawne działanie sprzętu drukującego bez opóźnień w wydrukach planów budowlanych i dokumentacji technicznej.
• Uporządkowany system zgłoszeń IT z pełną historią, priorytetyzacją i możliwością analizy trendów.

Opinia

Przed współpracą z APROKS nasze IT było ciągłym zmartwieniem. Nie wiedzieliśmy, kiedy serwer znowu odmówi posłuszeństwa, a ręczne tworzenie dokumentów pochłaniało mnóstwo czasu naszego zespołu. Teraz nawet nie myślimy o problemach technicznych, wszystko po prostu działa. Autorski system do zarządzania dokumentami to prawdziwy przełom, zaoszczędziliśmy dziesiątki godzin miesięcznie, a błędy w ofertach i umowach praktycznie przestały istnieć. Comiesięczne raporty dają nam pełen obraz tego, co się dzieje z naszym IT, a zespół APROKS reaguje na każde zgłoszenie błyskawicznie. To współpraca, która realnie wspiera rozwój naszej firmy.